Pour améliorer votre productivité, arrêtez le multitâches!

multitaches

Avez-vous cette capacité de fonctionner en multitâches, c’est-à-dire faire plusieurs choses à la fois ? comme :

  • Conduire en téléphonant
  • Gérer ses emails pendant un meeting
  • Regarder la Télé et suivre son fil d’actualité Facebook
  • Marcher en écrivant un SMS

Lorsque vous réalisez plusieurs activités à la fois, ce qu’on appelle faire du multitâches, vous avez l’impression de pouvoir accomplir d’avantages de choses dans une journée. Pourtant, réfléchissez-y :  la plupart du temps, lorsque vous faites plusieurs choses à la fois, dans quelles mesures êtes-vous satisfait du résultat? Étiez-vous attentif à chacune des activités?

« La façon la plus rapide de faire beaucoup de choses est de faire une seule chose à la fois », Samuel Smith

D’après une étude parue dans Harvard Business Review, Faire du va-et-vient entre les tâches est corrélé avec une faible productivité. C’est-à-dire que cela réduit votre productivité tout en augmentant le nombre d’heures requis pour effectuer vos tâches.

Dans cet article, vous allez apprendre  comment améliorer votre productivité en focalisant votre attention sur une seule tâche. En fait, faire du multitâches est trompeur : paradoxalement, vous ne parviendrez pas à accomplir d’avantage en parallélisant vos activités, qu’en les faisant les unes après les autres.

Identifiez vos comportements multitâches

Cela vous arrive-t’il de regarder l’horloge à la fin de la journée et de vous demander « où est passé le temps aujourd’hui, je n’ai rien fait ? »
Êtes-vous sans cesse occupés, mais avez un sentiment de manque d’accomplissement ?
Est-ce que votre liste de tâches s’agrandit en permanence sans jamais diminuer, malgré tous vos efforts pour la réduire ?

Les effets néfastes du multitâches

Etes vous parfois irrité lorsque :
Quelqu’un vous bouscule alors qu’il regardait son téléphone?
La voiture devant vous ne démarre pas alors que le feu est passé au vert?
La personne qui est devant dans une queue ne s’est pas aperçue que c’était son tour?
La personne avec qui vous discutez vous demande de répéter, ce que vous venez de dire très clairement?

Il est probable que ces personnes faisaient plusieurs choses en même temps, et ça énerve…:(

En s’habituant à fonctionner en multitâches: nous perdons notre capacité à nous concentrer, nous sommes dispersés, nous sommes impolis, nous causons des accidents aux autres et à nous-mêmes, et nous sommes improductifs.

Pourquoi aimez-vous faire du multitâches?

Même si vous savez qu’il ne faudrait pas le faire, vous ne pouvez pas vous empêcher de faire plusieurs choses en même temps, et vous aimez cela.
Tout d’abord, dans notre monde numérique, nous sommes très sollicités par toutes sortes de stimuli: et notamment, le smartphone peut prendre beaucoup de place dans la vie: saviez-vous que vous consultez votre smartphone environ 50 fois par jour en moyenne?

Ensuite, il y a notre curiosité naturelle et attrait pour la nouveauté qui a pour effet de libérer de la dopamine et donc de faire augmenter le niveau d’adrénaline dans le corps, c’est à dire que votre sentiment de bien-être, qui est lié au niveau d’adrénaline, augmente du seul fait que vous faîtes plusieurs activités en même temps, et cela peu importe que cette nouvelle activité soit bénéfique sur le moyen-long terme ou non.
Il a d’ailleurs été montré dans une étude américaine, que «les personnes qui se considèrent comme très multitâches ont tendance à être impulsives, à la recherche de sensations fortes»

D’autre part, une autre étude américaine menée par Laura Vanderkam a montré qu’il y a une forte corrélation entre être occupé et de se sentir important. Et se sentir important correspond également à un sentiment de bien-être. Et comme la technologie nous rend potentiellement accessible 24h, 7 jours sur 7, cela accentue l’attente d’être constamment sollicité, incroyablement occupé, et éminemment important. C‘est-à-dire que bizarrement, notre sentiment d’importance nous encourage à nous épuiser!

Ce que nous disent les neurosciences sur le multitâches

Les neurosciences attestent que le cerveau ne peut se focaliser que sur une seule chose à la fois. Plus précisément, nous sommes capables d’effectuer des tâches automatiques ou habituelles en même temps, mais le cerveau est incapable de traiter simultanément des flux d’informations qui demandent de l’attention, c’est une limitation de notre cortex préfrontal qui est le siège de l’intelligence, et qui gère ce qui est complexe et inconnu.

 Tout comme les ordinateurs, lorsque nous croyons faire plusieurs tâches en même temps, nous opérons en fait un va-et-vient rapide entre les tâches que nous effectuons. Mais comme nous ne sommes pas des ordinateurs, faire plusieurs choses à la fois crée des interférences entre ces choses, c’est-à-dire que nous faisons mal des tâches en parallèle qui seraient mieux faites si elles l’étaient de façon séquentielle. C’est une illusion de croire que nous sommes capables de faire plusieurs choses en même temps, et le cerveau est très fort pour nous faire croire à nos illusions.

Lorsque nous parvenons à conduire en téléphonant ou en écoutant la radio, c’est que nous passons une des 2 tâches au mode automatique du cerveau. On peut souvent conduire en mode automatique jusqu’au moment où arrive un événement inattendu qui requiert notre attention.

En plus de cela, le va-et-vient rapide du multitâches bloque le flux d’information dans notre mémoire à court terme. Les informations n’ont pas le temps d’être transférées de la mémoire à court terme vers la mémoire à long terme. Par conséquent, le multitâches réduit notre capacité à apprendre des tâches que nous faisons, ce qui permettrait pourtant de les confier à notre mode automatique. Et plus les tâches sont gérés par le mode automatique de notre cerveau, et plus  il est possible de faire du multitâches. C’est pourquoi faire du multitâches avec des tâches qui requièrent de l’attention est doublement inefficace : ce n’est pas efficace sur le moment, et cela retarde le moment où cette tâche pourra être gérée par le mode automatique, et où on pourra faire du multitâches.

Ainsi, il restera très peu d’information du meeting auquel nous aurons passé une bonne partie du temps à gérer nos emails, car très peu sera passé dans notre mémoire à long terme. Le meeting n’en valait cependant peut-être pas la peine, mais ceci est une autre histoire …

Comment améliorer votre productivité?

Notre culture s’égare sur la façon dont nous définissons la productivité. Nous semblons mesurer notre efficacité par le nombre de tâches que nous faisons. Pourtant, être occupé ne signifie pas nécessairement que vous travaillez efficacement.

Ne jamais confondre être en activité et réaliser une activité!

Rejoindre l’état de Flow

Pour être efficace dans la réalisation d’une tâche, il faut y dédier toute notre attention, jusqu’à être totalement absorbé par elle, sans avoir d’autres sources de distraction. Le multitâches ne permet pas d’arriver à cet état d’immersion dans une activité qui permet de la réaliser avec un haut niveau de qualité. Essayer d’atteindre un haut niveau de concentration et d’engagement dans une activité est ce qu’on appelle le Flow en psychologie positive, c’est un état où notre attention est maximal, et qui nous apporte une grande satisfaction. Lire l’article wikipedia à ce sujet du Flow ici.

Prenez des notes de vos idées

Le flux de nos pensées est continu, et au fur que nous effectuons une tâche, même si nous souhaitons être le plus concentré possible sur celle-ci, des pensées par association d’idées nous parviennent, ou simplement une idée provenant de l’extérieur nous arrive. Et souvent, nous sommes tentés de changer de tâche pour ne pas perdre le fil de cette nouvelle idée qui vient d’apparaître dans notre cerveau.

Par exemple, lorsque j’écris cet article, je m’appuie sur des études, des articles, des livres, sur internet ou pas. Et ces études sont très complètes et parlent de sujets annexes à celui du multitâches et de la productivité. Notamment, lorsque je vais chercher une référence sur internet, la tentation de lire d’autres choses est grande. Pourtant, si je me mets à suivre toutes les bonnes idées, je ne pourrai jamais terminer la rédaction de cet article.

Il faut bien entendu tout faire pour terminer la 1ère tâche avant d’en commencer une nouvelle. Et pour ne pas perdre ces idées qui arrivent pendant que vous faites une tâche, il suffit de les noter, et de retourner à ce que vous faisiez. A la fin de chaque journée, regardez la liste de tout ce que vous avez noté, et classez vos notes pour en faire quelque chose, ..ou pas. C’est important de noter pour libérer votre esprit de cette idée. Et si vous ne notez pas, vous avez un grand risque d’oublier!

Supprimez les tentations

Ignorer l’intrusion des tentations et des distractions semble exiger une force surhumaine. Personnellement, je n’en suis pas capable: si vous placez devant moi une bonne assiette de frites bien dorées et grillées à point, je vais les manger jusqu’à la dernière. Pourtant, je suis capable de passer une excellente journée sans manger de frites, et je ne me serai même pas aperçu à la fin de la journée que je n’ai pas mangé de bonnes frites bien dorées.

La seule façon de se débarrasser d’une tentation, c’est d’y succomber. Oscar Wilde

Plus nous sommes éloignés de nos tentations, et mieux nous pouvons rester focalisés sur ce que nous avons planifié de faire. Notamment, il faut parvenir à bien gérer les distractions de nos produits technologiques qui sont multitâches votre smartphone ou votre laptop sont à la fois des outils de travail et de loisir. Lorsque vous utilisez votre smartphone pour faire une visite guidée d’un musée avec vos amis ou vos enfants, essayez de couper le reste, et ne répondez pas à un message de votre manager, même si vous pensez que vous n’en aurez que pour quelques secondes. Vous profiterez pleinement de votre visite avec vos amis. Et bien entendu, lorsque vous téléphonez avec un client, ne regardez pas la météo du week-end avec votre smartphone: Et si ce qu’il vous dit est ennuyeux, dites le lui, plutôt que de faire autre chose pour passer le temps. Nous croyons toujours que nous pouvons faire autre chose durant quelques secondes pendant que nous téléphonons. Cependant, c’est toujours à ce moment que vous allez entendre: « alors, qu’en pensez-vous? », et vous serez incapable de vous rappeler de la phrase précédente.

Pour supprimer les tentations et les distractions, vous devez créer vos propres stratégies anti-tentations pour éviter les distractions potentielles de vous atteindre lorsque vous êtes occupés ailleurs. Par exemple, vous pouvez fermer toutes les fenêtres non indispensables de votre ordinateur, y compris ( et surtout) l’email, lorsque vous souhaitez vous concentrer sur une activité. Lorsque vous savez que vous allez téléphoner avec quelqu’un de bavard, dites-lui à l’avance que vous n’avez que 10 minutes à consacrer à la conversation, et soyez 100% présent pendant ces 10 minutes.

Planifiez vos journées

Si vous vous fixez un ou plusieurs objectifs chaque jour, cela vous aidera grandement à vous concentrer sur ce qui est important pour vous, et à le réaliser. Par exemple, consacrez environ cinq minutes au début de chaque journée pour l’organisation de votre liste de tâches dans un planning peut rendre votre journée entière particulièrement productive

Toujours faire une chose de moins que vous pensez que vous pouvez faire. Bernard Mannes Baruch

Planifiez des plages de temps pour réaliser ces tâches, et pendant ce temps, coupez les distractions, et mettez hors de votre vue toutes les tentations. A la fin du temps prévu, arrêtez vraiment ce que vous étiez en train de faire, et faites une pause, même si vous n’aviez pas terminé. Si vous avez sous-estimé le temps pour une tâche, vous saurez qu’il faut allouer plus de temps pour ce type de tâche.

Comment mieux profiter de votre temps?

L’obsession d’occuper son temps

Tenter d’effectuer un maximum de tâches dans une journée est lié à l’obsession d’être occupé, et par conséquent, d’être submergé. Et cela accentue notre sentiment d’être quelqu’un d’important, et donc de bien-être. Cependant, profitons-nous vraiment de notre temps lorsque nous avons de multiples occupations?

Prenons l’exemple des actualités: lorsque vous êtes en train d’attendre, dans une gare, ou un aéroport, vous trouverez des écrans qui diffusent les actualités. Et comme vous attendez, et que vous n’avez rien d’autre à faire, vous éprouvez le besoin d’occuper ce temps d’attente, et vous allez éventuellement regarder ces chaines qui diffusent de l’information pendant 24h, 7 jours sur 7. Pourtant, souvent, ces informations n’apportent rien d’intéressant que vous ne savez déjà parce que vous l’avez déjà entendu. Mais vous aurez occupé votre temps à quelque-chose d’honorable comme s’informer. Mais avez-vous vraiment retiré quelque chose de positif pour vous-mêmes de ce temps passé?

Nous sommes tellement bombardés de distractions que nos cerveaux s’habituent à ne plus réfléchir.

Globalement, nous ne sommes plus capables de prendre du temps pour nous-mêmes, et à notre propre réflexion: Voici une expérience qui a été faite à l’université de Virginie aux Etats-Unis: des personnes ont été laissées seules dans une chambre vide avec pour seule occupation possible: s’administrer une décharge électrique. Le résultat est, qu’après 6 minutes, la majorité des personnes vont s’administrer la décharge électrique. Elles trouvaient la situation de rester seules avec leurs pensées trop désagréables. Ces mêmes personnes avaient pourtant déclaré avant l’expérimentation qu’ils préféraient payer de l’argent plutôt que de recevoir une décharge électrique.

Comment les nouvelles technologies peuvent vous faire perdre du temps?

Les nouvelles technologies sont conçues pour que nous puissions faire plus de choses en moins de temps. Et si c’était le cas, nous devrions avoir plus de temps pour nous mêmes que jamais auparavant dans l’histoire. Et paradoxalement, plus nous utilisons nos smartphones et nos laptops, et plus nous semblons être à court de temps: ces appareils nous offrent une distraction non souhaitée au moment où nous les consultons, comme les messages des réseaux sociaux, des spams, des notifications d’applications dont nous ne savons que faire. Lorsque nous surfons sur le net, toutes les publicités et autres tentations de faire autre chose que ce que nous avions prévu initialement sont là!

Est-ce qu’au temps des téléphones monotâches et des machines à écrire nous perdions moins de temps?
Ce n’est pas forcément vrai non plus!
Pourtant, nous pouvons sentir que nous serions plus efficaces avec en utilisant un ordinateur ou téléphone sans distraction.

Prendre le temps de la réflexion

Le monde moderne a évolué pour favoriser considérablement le faire sur la pensée. Devora Zack

Pourtant, nous pouvons apporter des améliorations significatives dans nos vies en prévoyant des plages de temps pour réfléchir, et être connectés à nos relations. Voici quelques exemples pour vous libérer pendant un temps de vos équipements électroniques:

  • Organisez des sorties « unplugged » avec des amis ou votre famille: équipements électroniques interdits
  • Participez à la journée mondiale 24h sans technologies
  • Ne consultez pas votre téléphone pendant une conversation
  • N’allumez pas la télé pendant une semaine
  • Interdiction de répondre au téléphone pendant un repas en famille
  • lorsque vous êtes occupé à surfer sur le web, allouez quelques minutes de ce temps pour de la réflexion personnelle.

Et si vous le faisiez maintenant: fermez votre ordinateur, prenez 5 minutes maintenant pour une réflexion personnelle, et dites-moi ci-dessous dans les commentaires ce que vous en avez pensé.

D’apres Singletasking: Get More Done-One Thing at a Time Paperback – May 4, 2015 by Devora Zack

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